RTF Briefkasten erledigt für Sie

  • das automatische und zeitkontrollierte Empfangen
  • von Bestellungen
  • von Rechnungen
  • und von Überweisungsaufträgen
     
  • aus der Mailbox von GE (General Electric)

(Für den Empfang solcher Dokumente ist es notwendig, daß Sie sich eine Mailbox bei GE haben einrichten lassen.)

RTF Brieflasten ist eine Windows-NT Anwendung, daher auf jedem gängigen PC System einsetzbar, und kann problemlos in Ihr Netz eingebunden werden.

Der Empfang der Phoenix-Dokumente wird durchgeführt

  • entweder voll automatisch zu vorgegebenen Tageszeitpunkten
  • oder bei Bedarf manuell ausgelöst, ggf auch zusätzlich.

Dabei wird von RTF Briefkasten in Ihrer Mailbox nach eingegangenen Dokumenten gesucht. RTF Briefkasten führt dabei alle notwendigen Schritte durch, nämlich:

  • Herstellung der Verbindung zum Mailbox System (automatische Anwahl)
  • Identifizierung und Autorisierung anhand Ihrer Registrierung
  • Steuerung der Übertragungsprozedur mit GE
  • gesicherter Datentransfer Ihrer Dokumente aus der Mailbox nach RTF Briefkasten
  • Konvertierung Ihrer Dokumente aus dem EDIFACT Format in vertraute Datenstrukturen

RTF Briefkasten informiert Sie dabei durch fortlaufende Protokollierung über alle Ereignisse, die in diesem Zusammenhang auftreten. Daher ist in Zweifelsfällen oder bei Fehlern ein sicherer Rückschluß möglich. Hierbei können wir Sie auch mit den heute üblichen Verfahren der Vernetzung unterstützen. Dies kann soweit gehen, daß wir - Ihr Einverständnis vorausgesetzt - unmittelbar das Protokoll auf Ihrem System einsehen und Sie so rasch und sicher in der Auswertung beraten.

RTF Briefkasten ruft Bestellungen, Rechnungen und Überweisungsaufträge aus Ihrer Mailbox bei GE normgerecht im EDIFACT Format ab. Es findet eine Syntaxprüfung der empfangenen Daten statt. Dann werden die variabel langen EDIFACT Segmente mit ihren variabel langen Datenelementen konvertiert in entsprechende Datensätze mit jeweils fester Feld- und Satzlänge für eine einfache nachfolgende Verarbeitung in Ihrem Warenwirtschaftssystem. Dabei werden auch alle EDIFACT Steuerzeichen aus den Daten herausgefiltert.

Der Empfang der Dokumente selbst wird entweder automatisch oder bei Bedarf manuell ausgelöst, ggf. auch zusätzlich, durchgeführt. Für den automatischen Abruf können bis zu sechs verschiedene Tageszeiten von Ihnen vorgegeben werden. Die erhaltenen Dokumente werden - je nach installiertem Softwareumfang - nach Konvertierung und Aufbereitung automatisch an Ihr Warenwirtschaftssystem weitergegeben, oder auf Diskette gespeichert.

Es ist möglich (durch Auswahl in der Menuleiste der Anwendung), bereits empfangene Dokumente erneut abzurufen (z.B. nach internem Datenverlust). Weiterhin können Sie sich - auch gesteuert durch den Bediener - den sogenannten Empfänger Status Report der eigenen Phoenix Mailbox abrufen und einsehen. Auf dieser Grundlage können Unstimmigkeiten, die z.B. nach Betriebsstörungen bei GE auftreten können, sicher erkannt und in Absprache mit Ihren Partnern behoben werden.

In RTF Briefkasten sind variabel ausgelegt und vom Kunden einstellbar die folgenden Parameter:

  • Rufnummer mit Amtsholung und Wahlverfahren
  • Übertragungsgeschwindigkeit zum Modem
  • Schnittstelle, an die das Modem angeschlossen ist
  • Name des Betreibers
  • Phoenix Benutzer-ID
  • Phoenix Benutzer Paßwort
  • BfA-Nummer (= Phoenix Mailbox Adresse)
  • Zugangsprozedur zu General Electrics (GE)
  • Tägliche Abrufzeiten (bis zu sechs verschiedene Zeitpunkte)
  • Name der Ergebnisdatei am PC (Originaldatei)
  • Netzwerkpfad für den Datenaustausch über das Windows NT Netzwerk
  • alternativ zum Netzwerkpfad diverse APPC Parameter

Falls tägliche Abrufzeiten vorgesehen wurden, prüft RTF Briefkasten fortwährend, ob die Systemzeit (Tageszeit) mit einer der Abrufzeiten übereinstimmt. Ist dies der Fall, baut RTF Briefkasten die Verbindung zu GE auf und meldet sich zum Abrufen der neu eingegangenen Dokumente aus Ihrer Mailbox an. Die Dokumente aus Ihrer Mailbox werden empfangen und, noch im EDIFACT Format, auf der Festplatte zur weiteren Bearbeitung abgelegt. Danach meldet sich RTF Briefkasten bei GE ab und die Verbindung wird getrennt. Nachfolgend wird die Konvertierung aus dem EDIFACT Format ausgeführt . Die konvertierten Daten werden in einer Datei gespeichert, deren Name in den Parametern für RTF Briefkasten festgelegt worden ist.

RTF Briefkasten versucht nun, den Datenaustausch über den Netzwerkpfad durchzuführen. Alternativ dazu kann ein Datenaustausch mit APPC verwendet werden. Zweck ist in jedem Fall, die konvertierten Dokumente automatisch an Ihr Warenwirtschaftssystem weiterzureichen.

Nach erfolgreichem Datenaustausch wird die Originaldatei (=Ergebnisdatei nach Konvertierung) automatisch tageweise in der Sicherungsdatei SAVEtt.DAT (tt = MO,DI,....,SO) gespeichert, wobei neu eintreffende Daten an die jeweilige Tagessicherung angehängt werden. So befinden sich am Ende des Tages in der SAVEtt.DAT alle an diesem Tag eingetroffenen Dokumente. Die jeweilige Originaldatei wird dabei anschließend gelöscht. Falls während des Datentransfers Fehler auftreten, bleibt die Originaldatei bestehen.

Wird z.B. nach einem Fehler aus der Menuleiste unter dem Auswahlpunkt “Dokumente” mit Unterauswahl “an den Host senden ” gewählt, dann sendet RTF Briefkasten die Originaldatei an den Host. Existiert aber keine Originaldatei, so wird die dem Tag entsprechende Sicherungsdatei transferiert. Kann auch diese nicht gefunden werden, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

Es ist natürlich auch möglich, die Daten manuell auf Diskette zu kopieren. Die Originaldatei kann dabei nach der Sicherung gelöscht werden. Wenn sie bestehen bleibt, dann werden die anschließend neu abgerufenen Dokumente an die bereits existierenden angehängt.

 

Um die Besonderheiten bei der Konvertierung nachvollziehen zu können, geben wir Ihnen kurz einen Überblick über das EDIFACT Format (electronic data interchange for administration, commerce and transport).

Das EDIFACT Format ist ein genormtes, international einheitliches Verfahren für den elektronischen Datenaustausch. Es zeichnet sich vor allem dadurch aus, daß die Darstellung der Daten für die elektronische Übermittlung sehr effizient ist.

Die kleinste Einheit im EDIFACT Format ist ein Datenelement oder Feld. Diese Felder sind durch variable Länge (mit einer Maximallänge) beschrieben. Es werden in einem Feld nur so viele Stellen belegt, wie tatsächlich Daten vorhanden sind. Man unterscheidet zwischen Datenelementen, die vorkommen müssen und Datenelementen, die komplett weggelassen werden können.

Ein EDIFACT Segment ist die Zusammenfassung von logisch zusammengehörigen Feldern. Jedes Segment ist durch seinen Segment-Namen eindeutig beschrieben. In den Syntaxregeln für das jeweils verwendete Subset ist beschrieben, welche Segmente mindestens einmal vorkommen müssen, welche Segmente ganz wegfallen können, bzw. wie oft ein Segment maximal wiederholt werden kann.

Schließlich sieht EDIFACT noch Segment-Gruppen vor, in denen Segmente zu Gruppen zusammengefaßt sind. Analog zu den Regeln zum Auftreten von Segmenten ist das Auftreten von Gruppen von Segmenten in den Syntaxregeln festgelegt. Das bedeutet, daß auch ganze Gruppen von Segmenten ganz wegfallen können, bzw. bis zu einer maximalen Anzahl wiederholt werden können, wobei innerhalb einer Gruppe auch wiederum Segment-Gruppen auftreten können.

Dieser kurze Überblick zu EDIFACT zeigt auf, daß mit EDIFACT sehr komplexe Nachrichten, aber auch Nachrichten von einfacher Struktur, codiert werden können. Solche Nachrichten sind effizient in der Datenübertragung. Für ihre Verarbeitung aber ist kein unmittelbarer Zugriff möglich. Deshalb müssen sie konvertiert werden.  Ein Verfahren dazu soll universell einsetzbar aber auch passend ausgelegt sein. Aus diesem Grund haben wir uns bei der Entwicklung eines Konverters für die Überführung aus dem EDIFACT Format in einen verarbeitungsgerechten Satzaufbau strikt an das EDIFACT Format gehalten und bauen daraus Datensätze, aus denen die enthaltenen Nachrichtenelemente sicher abgegriffen werden können. Daher und im Gegensatz zu den Konvertern anderer Hersteller liefert Ihnen RTF Briefkasten Satzarten, die eine feste Satzlänge aufweisen.

Wir haben jegliche Interpretation der Datenelemente vermieden. Zum einen, um für zukünftige Änderungen offen zu sein, und zum anderen, um dem Kunden die größtmögliche Datentransparenz zu bieten. Verbunden mit der Anlehnung an das EDIFACT Format wird damit auch erreicht, daß Änderungen bei GE nicht notwendig auch zu Änderungen in RTF Briefkasten führen.

GE hat im Zusammenhang mit der Jahr-2000-Problematik eine Version 2 für Bestellungen eingeführt. Hierbei werden manche EDIFACT Datenfelder 8-stellig statt 6-stellig verwendet. Damit sich an den Daten, die Ihr Warenwirtschaftssystem von RTF Briefkasten erhält, nichts ändert, wandelt RTF Briefkasten die empfangenen Dokumente bei der Konvertierung in die Version 1 um (im Klartext: in RTF Briefkasten heißt es weiterhin Jahr 00 und nicht Jahr 2000).

Eine Beschreibung der Satzformate nach Konvertierung und eine Beschreibung des Datenaustausches mit Ihrem Warenwirtschaftssystem senden wir Ihnen gerne zu.

zurück

Kontakt